administrasi keuangan

A. Pengertian Administrasi Keuangan

Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit adalah tata pembukuan. Sedangkan pengertian dalam arti luas dapat mengandung arti pengurusan dan pertanggungajawaban dalam penyusunan anggaran memuat pembagian penerimaan dan pengeluaran anggaran rutin dan anggaran pembangunan.

B. Prinsip Administrasi Keuangan

 Penggunaan anggaran dan keuangan didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:

 1.   Hemat, tidak mewah, efisien dan sesuai dengan kebutuhan teknis yang disyaratkan

 2.   Terarah dan terkendali sesuai dengan rencana, program/kegiatan.

3. Keharusan penggunaan kemampuan/hasil produksi dalam negeri sejauh hal ini dimungkinkan.

C. Tujuan Administrasi keuangan

Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan , penggunaan, pencatatan, pelaporan dan pertanggungjawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

D.    Pengertian Kas

Kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau perusahaan. Kas merupakan aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar penerimaan dan pengeluaran tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.

Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.

Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendaharawan atau bendaharawan umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date. Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

Berdasarkan ketentuan bendaharawan selaku pemegang kas menyimpan uang selain di kas (dalam bentuk tunai) juga di bank pemerintah/giro pos. Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendaharawan dapat melalui kas atau melalui bank/giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).

Adapun yang termasuk kas antara lain sebagai berikut:

a.       Uang kertas dan logam;

b.      Check dan bilyet giro;

c.       Simpanan di bank dalam bentuk giro;

d.      Traveler’s check, yaitu cek yang dikeluarkan khusus untuk perjalanan (turisme bisnis);

e.       Money order, yaitu surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna;

f.       Cashier’s order, yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga;

g.      Bank draft, yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.

Salah satu ciri kas adalah dapat digunakan segera nilai nominalnya. Sehingga yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat pembayaran dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat digolongkan sebagai kas. Berikut ini tidak dapat digolongkan sebagai kas:

a.       Cek mundur (past dated check).

b.      Deposito berjangka (certificate of deposito).

c.       Wesel/promes (notes).

d.      Surat berharga (marketable securities).

e.       Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana (funds). Misalnya disisihkan untuk pembayaran deviden, untuk pelunasan pinjaman obligasi, dan lain-lain.

E.     Pengertian Kas Kecil

Seperti yang telah diutarakan di atas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman apabila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melaui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau patty cash.

Kas kecil biasanya dikelola oleh sekretaris karena dana tersebut disediakan secara khusus untuk memenuhi kebutuhan pimpinan di dalam menjalankan tugasnya sehari-hari, misalnya untuk membeli perangko, keratas, pita mesin tik, materai, kertas sampul, majalah, menjamu tamu, dan sebagainya. Dengan demikian, seorang sekretaris berperan sekaligus sebagai seorang pemegang kas. Sebagai pemegang kas, sekretaris berkewajiban mencatat semua penerimaan dan pengeluaran dalam suatu buku. Buku yang digunakan untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaran yang dananya bersumber dari kas kecil disebut buku kas kecil. Sistem yang digunakan dalam pencatatan tergantung pada sistem yang digunakan dalam pengelolaan kas kecil. Jadi pengertian dari dana kas kecil sendiri adalah pembentukan kas yang akan digunakan untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa menggunakan cek.

Apabila kas kecil akan digunakan, maka sebelumnya perlu dibuat dokumen yang disebut bukti pengeluaran kas kecil. Dokumen ini harus ditandatangani oleh orang yang menerima kas kecil dan disimpan oleh pemegang kas dalam “peti uang”. Dengan cara ini, jumlah pemakaian kas menurut bukti pengambilan kas ditambah dengan sisa kas yang ada dalam peti uang, harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan.

Adapun prosedur pelaksanaan kas kecil sebagai berikut:

a.       Setiap pemakaian kas kecil akan mengurangi jumlah uang dan menambah jumlah bukti pengeluaran kas dalam peti uang.

b.      Apabila kas kecil hampir habis, maka harus segera diisi kembali.

c.       Untuk melakukan pengisian kembali, pemegang kas kecil harus menunjukkan bukti-bukti pengambilan kas kecil dari periode sebelumnya kepada bagian keuangan perusahaan.

d.      Kasir akan membubuhkan cap ”telah dibayar” pada setiap bukti pengambilan kas, agar bukti tersebut tidak dapat digunakan lagi.

e.       Selanjutnya kasir menarik cek sebesar total pengeluaran kas kecil. Jika cek telah digunakan, maka uang dalam peti uang akan kembali seperti semula.