Sistem
Pembukuan Kas Kecil
Untuk pembukuan kas kecil, digunakan sistem imprest dan sistem fluktuasi.
1. Sistem
Imprest
Yang
disebut juga sistem dana tetap. Disebut sistem dana tetap karena setiap
permulaan bulan atau minggu selalu dimulai dengan jumlah dana yang sama (tetap)
sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh manajemen sehingga tidak setiap
pengeluaran dicatat dalam kas kecil. Misalnya, pimpinan PT. Sejahtera telah
menetapkan kebijakan membentuk dana kas kecil untuk keperluan
pengeluaran-pengeluaran rutin. Dana kas kecil telah ditetapkan sebesar Rp
300.000,00. Pada akhir bulan, dana tersebut telah digunakan sebesar Rp
275.000,00, sehingga sisa atau saldo pada akhir bulan adalah Rp 25.000,00. Pada
permulaan bulan berikutnya dana yang diterima adalah Rp 275.000,00. Dengan
demikian, pada awal bulan jumlah dana yang ada adalah tetap sebesar Rp
300.000,00.
Sistem
imprest adalah metode untuk memegang kas kecil dengan menggunakan jumlah dana
dan waktu tertentu.
a.
Ketentuan
prosedur sistem imprest
Ketentuan pokok dalam sistem imprest ini antara
lain:
1)
Pemegang
kas kecil, diberi uang secukupnya guna menutup pengeluaran selama satu
minggu/satu bulan.
2)
Jumlah
uang yang telah dikeluarkan pada akhir jangka waktu yang telah ditentukan
dikembalikan lagi ke kas, sehingga jumlah uang kas kecil menjadi sama dengan
jumlah awal.
b. Keuntungan penggunaan sistem imprest
Apabila sekretaris mengelola kas kecil, berarti
menghemat waktu kasir utama dan dapat mempercepat proses pengambilan. Imprest
sistem ini paling lazim digunakan dalam melaksanakan pengeluaran uang kas.
c. Pengoperasian kas kecil
Pengoperasian kas kecil yang disebut imprest sistem,
meliputi:
1) Pembentukan
kas kecil.
Hal penting dalam
pembentukan kas kecil adalah:
a)
Penunjukan
petugas pegawai pemegang kas kecil;
b)
Perusahaan
harus menetapkan jumlah dana kas kecil;
c)
Biasanya
jumlah dana ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dana untuk 2 atau 4
minggu;
d)
Jika
jumlah dana telah ditetapkan, maka kasir perusahaan menarik cek untuk
diserahkan kepada pemegang kas kecil.
2) Melakukan
pembayaran melalui kas kecil.
Hal penting
dalam pembayaran melalui kas kecil, antara lain:
a)
Pemegang
kas kecil mempunyai wewenang untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan
uang yang terdapat dalam kas kecil, sepanjang tidak bertentangan dengan
kebijakan yang telah ditetapkan manajemen.
b)
Biasanya
manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk
tiap transaksi yang diizinkan dan larangan-larangan tertentu.
c)
Setiap
pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan
menggunakan bukti pengeluaran kas kecil.
d)
Bukti
pengeluaran kas harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil maupun oleh orang
yang melakukan pengeluaran.
e)
Bila
tersedia bukti pendukung lain, seperti kuitansi penerimaan/pembayaran atau
faktur, maka bukti-bukti pendukung tersebut harus dilampirkan pada bukti
pengeluaran kas kecil.
f)
Jumlah
rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas
kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan
perusahaan.
3) Pengisian
kembali kas kecil.
Apabila uang
yang terdapat dalam dana kas kecil menipis, maka dana harus diisi kembali
dengan cara:
a)
Pemegang
kas kecil mengajukan permintaan.
b)
Pemegang
kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pendukung
pengeluaran kas kecil.
c)
Permintaan
tersebut diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan kas
kecil yang telah dilakukan.
d)
Apabila
segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan, maka bendahara memberi tanda
persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar
jumlah kas kecil yang telah digunakan, sehingga jumlah uang dalam dana kas
kecil akan kembali seperti sejumlah semula.
2.
Sistem Fluktuasi
Dalam metode
ini, besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang
menyangkut kas kecil. Setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam kas kecil,
selalu diadakan pencatatan. Perbedaan antara cara pencatatan dana kas kecil dengan
sistem dana tetap dan cara pencatatan dana kas kecil dengan sistem dana tidak
tetap dapat digambarkan dengan bagan sebagai berikut:
|
No.
|
Transaksi
|
Pencatatan dalam Jurnal
|
|
|
Sistem Dana Tetap
|
Sistem Dana Tidak Tetap
|
||
|
1.
|
Pembentukan dana kas kecil.
|
Kas kecil Rp
xxxx
Kas Rp xxxx
|
Kas kecil Rp
xxxxxxx
Kas Rp xxxxxxx
|
|
2.
|
Pengeluaran dari kas kecil (contoh pembelian materai,
beban listrik).
|
Tidak dijurnal
|
B. materai Rp
xxxxxx
B. listri Rp
xxxxxx
|
|
3.
|
Pengisian kembali dana kas kecil.
|
B materai Rp xxxx
B listrik Rp
xxxx
|
Kas kecil Rp
xxxxxxx
Kas Rp xxxxxxx
|
|
4.
|
Pengisian kembali dana kas kecil
|
Kas kecil Rp
xxxx
Kas Rp xxxx
|
Kas kecil Rp
xxxxxxx
Kas Rp xxxxxxx
|
Dalam metode fluktuasi, pembentukan dana
kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam sistem imprest.
Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo
rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah
pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Kalau dalam
sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru
dilakukan pada saat pengisian kembali, dalam metode fluktuasi setiap terjadi
pengeluaran uang dari kas kecil langsung dicatat. Jadi, buku pengeluaran kas
kecil mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke
rekening-rekening buku besar.
Setiap pengeluaran harus disertai dengan
bukti pengeluaran. Oleh karena itu, siapa pun yang menerima pembayaran dari
uang kas kecil harus menandatangani bukti pengeluaran. Setiap bukti
pengeluaran, atau disebut juga patty cash
voucher, harus diberi nomor dan tanggal bukti pengeluaran.
Apabila dipandang perlu, setiap bukti
pengeluaran tersebut akan dilampiri dengan bukti-bukti tambahan. Bukti tambahan
tergantung pada penggunaan uang tersebut. Misalnya, kuitansi pembelian alat
tulis dari took, kuitansi tanda terima sumbangan, dan lain sebagainya.
Oleh sekretaris, semua penerimaan dan
pengeluaran tersebut dicatat dalam buku kas kecil. Pencatatan dalam buku kas
kecil dengan sistem imprest pada prinsipnya sama dengan pencatatan dalam buku
kas umum tabelaris. Di dalam buku kas kecil, semua penerimaan dicatat di
sebelah kiri (debet) dan setiap pengeluaran dicatat di sebelah kanan (kredit).
Pada bagian kredit, setiap pengeluaran dicatat dua kali, yaitu pada lajur
jumlah dan pada lajur analisis.
Lajur analisis memuat rincian pengeluran
berdasarkan pengelompokkan pos-pos yang telah ditentukan, misalnya pos
alat-alat tulis, pos benda-benda pos, pos barang cetakan, pos jamuan tamu, dan
sebagainya. Untuk mengantisipasi pengeluaran di luar pos yang telah ditentukan,
perlu ditambahkan satu lajur dengan judul ongkos/biaya lain-lain.
Macam-macam pos pengeluaran yang
terdapat pada lajur analisis pengeluaran tentu saja berbeda antara satu
perusahaan dengan perusahaan lain. Akan tetapi yang pasti, secara berkala
(akhir bulan) harus diadakan penutupan terhadap buku kas kecil tersebut.
Contoh pengerjaan kas kecil
Pimpinan PT Sejahtera telah menetapkan kebijakan
tentang pembentukan kas kecil dengan dana sebesar Rp 300.000,00. Pembukuan kas
kecil menggunakan sistem imprest.
Pada bulan Mei 2012 terdapat transaksi sebagai
berikut:
1 Mei menerima uang untuk kas Rp
300.000,00
5 Mei membeli prangko Rp
20.000,00
9 Mei membeli kertas HVS Rp
50.000,00
15 Mei membeli materai Rp
10.000,00
20 Mei membayar sumbangan bencana
alam di
Cilacap Rp
100.000,00
22 Mei membeli snack untuk tamu Rp 15.000,00
26 Mei membeli kertas buram Rp 15.000,00
30 Mei membayar Harian Kompas Rp 56.000,00
Oleh sekretaris semua penerimaan dan pengeluaran
tersebut dicatat dalam buku kas kecil sebagai berikut.:
BUKU KAS KECIL
Bulan Mei 2012
Debet Kredit
|
Tgl
|
Uraian
|
Jumlah
(Rp)
|
Tgl
|
Bukti
No.
|
Uraian
|
Jumlah
(Rp)
|
Benda
Pos (Rp)
|
Alat
Tulis (Rp)
|
Tamu
(Rp)
|
Lain-Lain
|
|
1 Mei
|
Diterima
|
300.000
|
5 Mei
|
01
|
Prangko
|
20.000
|
20.000
|
-
|
-
|
-
|
|
9 Mei
|
02
|
Kertas HVS
|
50.000
|
-
|
50.000
|
-
|
-
|
|||
|
15 Mei
|
03
|
Materi
|
18.000
|
18.000
|
-
|
-
|
-
|
|||
|
20 Mei
|
04
|
Sumbangan
|
100.000
|
-
|
-
|
-
|
100.000
|
|||
|
22 Mei
|
05
|
Snack
|
15.000
|
-
|
-
|
15.000
|
-
|
|||
|
26 Mei
|
06
|
Kertas Buram
|
15.000
|
-
|
15.000
|
-
|
-
|
|||
|
30 Mei
|
07
|
Harian Kompas
|
56.000
|
-
|
-
|
-
|
56.000
|
|||
|
|
|
|
274.000
|
38.000
|
65.000
|
15.000
|
156.000
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
31 Mei
|
|
Saldo
|
26.000
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
300.000
|
|
|
|
300.000
|
|
|
|
|
Buku kas kecil untuk
bulan Juni 2012 dibuka dengan membuka saldo awal sebagai berikut:
BUKU KAS KECIL
Bulan Juni 2012
Debet Kredit
|
Tgl
|
Uraian
|
Jumlah
(Rp)
|
Tgl
|
Bukti
No.
|
Uraian
|
Jumlah
(Rp)
|
Benda
Pos (Rp)
|
Alat
Tulis (Rp)
|
Tamu
(Rp)
|
Lain-Lain
|
|
1
Juni
1
Juni
|
Saldo
Awal
Diterima
|
26.000
274.000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
