Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

A.    Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:

1.      Menurut Tempat Barang

a.       Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

b.      Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

2.      Menurut Jenis Barang

a.       Barang bergerak (bisa dipindahkan).

Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

b.      Barang tetap (tidak bisa dipindahkan).

Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

3.      Menurut Kurun Waktu

a.       Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

b.      Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu). Misalnya bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

B.     Daftar Kebutuhan Barang Kantor

Untuk dapat memilih perlengkapan kantor yang tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan perlengkapan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perlengkapan kantor.

No.	Kode	Nama Barang	Type	Banyaknya

Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada di kantor. Biasanya daftar kebutuhan barang dibuat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.

1.      Penanganan perlengkapan kantor

a.       Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

b.      Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

c.       Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

d.      Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

e.       Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

C.    Langkah-Langkah Permintaan Barang

Dalam melakukan permintaan barang adapun langkah-langkah yang harus diperhatikan antara lain sebagai berikut:

1.      Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.

2.      Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar (apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

3.      Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.

4.      Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.

5.      Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

6.      Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.

7.      Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.

8.      Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

D.    Penghapusan Barang

Barang yang sudah lama disimpan dan tidak layak pakai, rusak berat, hilang, maka dapat dihapuskan. Namun permasalahannya tidak semua orang terkait dengan tugas dan pekerjaan tersebut mengerti bagaimana pelaksanaan penghapusan barang yang benar sesuai dengan prosedur. Umumnya penghapusan secara fisik dilakukan namun secara administrasi tidak mengetahui caranya. Selain itu penghapusan barang sering menjadi masalah dalam hal penggunaan ekonomis.

Seringkali tidak ditentukan berapa lama barang tersebut dapat digunakan dan kapan barang tersebut harus dihapuskan, bahkan kadang barang yang sudah lama rusak masih disimpan walaupun di gudang sudah tidak memadai lagi, akhirnya disimpan sembarang tempat sehingga memakan ruangan yang seharusnya dapat berfungsi untuk kegiatan lainnya. Permasalahan yang lain adalah kurangnya inventarisasi adanya barang yang hilang sebelum dihapus hal ini merupakan pemborosan dan merugikan perusahaan/organisasi.

Penghapusan barang adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/menghilangkan barang-barang dari daftar inventaris karena barang itu sudah dianggap tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan dinas. Penghapusan ini sebagai salah satu fungsi dari sarana dan prasarana pendidikan mempunyai arti:

a.       Mencegah kerugian pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/perbaikan.

b.      Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris.

c.       Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna.

1.      Tujuan penghapusan barang

Penghapusan barang ini memiliki tujuan:

a.       Mencegah dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan.

b.      Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris.

c.       Membebaskan ruang dari penumpukan barang.

d.      Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja.

2.      Syarat-syarat penghapusan barang

a.       Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi.

b.      Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan.

c.       Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini.

d.      Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan.

e.       Penyusutan barang di luar kekuasaan pengurus.

f.       Apabila dilakukan perbaikan, akan menelan biaya yang besar.

g.      Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya pemeliharaan.

h.      Terjadi penyusutan diluar kekuasaan.

i.        Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi.

j.        Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang.

k.      Musnah akibat bencana alam.

l.        Merupakan kelebihan persediaan.

Sarana dan Prasarana Kantor

A.    Pengertian Perlengkapan Kantor

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Perlengkapan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

B.     Jenis Perlengkapan Kantor

Untuk lebih jelasnya apa saja perlengkapan kantor antara lain sebagai berikut.

1.      Perabot kantor

Yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

2.      Peralatan/perlengkapan kantor

Adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya: kertas, amplop, pita mesin, dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

a.       Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat 1kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

b.      Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

3.      Mesin-mesin kantor

Adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy, dsb.

4.      Pesawat kantor

Yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

5.      Interior kantor

Yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

C.    Kartu/Buku Penerimaan Barang

Kartu penerimaan barang merupakan buku tambahan untuk perkiraan perlengkapan. Buku ini digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang perlengkapan.

Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus di catat, baik di kartu persediaan maupun di buku besar perlengkapan. Apabila suatu kantor membutuhkan barang untuk keperluan kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara terperinci oleh pejabat/pegawai yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan diterima dan dicatat dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang.

Contoh kartu/buku penerimaan barang :

NAMA PERUSAHAAN

BUKTI PENERIMAAN BARANG

NO. BUKTI : …………………..

No Urut	Tgl Terima	Nama& Alamat Pengirim	Tanda Bukti Pengiriman		Uraian Barang (nama, merk)	Banyaknya	Harga		Ket.
			Tgl.	No.			Satuan	Jumlah

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies.

1.      Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.

2.      Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies.

3.      Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang supplies, sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam perusahaan.

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies. Penambahan dalam kartu persediaan disebabkan oleh adanya pembelian atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian gudang. Pada akhir periode berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan ikhtisar persediaan barang supplies oleh bagian gudang.

D.    Inventarisasi Barang

Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan tertentu yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftarkan dalam buku inventaris. Sedangkan inventarisasi barang adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugasnya.

Contoh daftar inventaris barang

No	Kelompok Barang	Jumlah sertifikat yang masih berlaku

Pengadaan inventarisasi barang ini memiliki fungsi sebagai berikut:

a.       Mencatat, menghimpun data asset yang dikuasai perusahaan/organisasi.

b.      Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan asset perusahaan/organisasi.

c.       Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan asset perusahaan/organisasi.

d.      Menyediakan informasi mengenai asset perusahaan/organisasi.

Sasaran inventarisaasi barang adalah semua barang milik perusahaan/organisasi yang dibeli, didapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan. Barang-barang inventaris harus dipelihara dan ditempatkan. Yang dimaksud pemeliharaan barang inventaris merupakan kegiatan atau tindakan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil. Sedangkan penempatan barang inventaris merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang dari gedung ke unit kerja.

Fungsi dari penempatan barang inventaris ini adalah untuk penyelenggaraan pengurusan pembagian atau pelayanan barang secara tepat, cepat, dan teratur sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan penempatan adalah menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja, menyelenggarakan administrasi penempatan dengan tertib dan rapi.