Pengadaan Personal kantor

A. PENGADAAN PERSONAL KANTOR :

Langkah-langlah pengadaan personal kantor :

1)      Menetapkan perencanaan, kebijakan kepegawaian sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan,analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan

2)      Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern

3)      Membuat pengumuman lowongan kerja beserta persyaratan yang harus dipenuhi melalui berbagai media cetak dan elektronik

4)      Penerimaan surat lamaran dari calon tenaga kerja

5)      Mengadakan seleksi atau penyaringan administrative dari surat lamaran yang masuk

6)      Menentukan diterima tidaknyalmaran kerja ( dipilih yang memenuhi persyaratan)

7)      Menyiapkan segla perangkat seleksi ( baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8)      Melakukan panggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengituntes atau ujian

9)      Mengadakan seleksi pegawai beripa tes lisan , tertulis, intelegensi, psikotest dan kesehatan jasmani

10)       Memeriksa hasil test dan sekaligus menentukan ranking serta jumlah calon yang lulus

11)       Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan (orientasi)

12)       Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan

13)       Calon pegawai mengikuti masa percobaan

14)       Melakukan penilaian selama calon pegawai mengikuti orientasi

15)       Menentukan lulus tidaknya masa orientasi

16)       Membuat Surat keputusan pengangkatan pegawai berstatud pegawai tetap

17)       Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab.

18)       Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap para pegawai agar para pegawai brkembang dan betah bekerja di tempat kita.

B.     ANALISIS JABATAN, DESKRIPSI DAN URAIAN JABATAN

1. Analisis jabatan : adalah suatu proses atau usaha penyelidikan secara mendalam mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan atau pekerjaan.

Analisis jabatan dapat dibedakan ke dalam 4 jenis,yaitu :

                                                              i.      Job analys for personal specification

                                                            ii.      Job analys for training purpose

                                                          iii.      Job analys for setting rates

                                                          iv.      Job analys for method improvement

2. uraian jabatan /pekerjaan ; Berfungsi untuk menguraiakan fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan segi-segi yang berkaitan dengan pekerjaan yang melekat pada suatu jabatan tertentu. Dalam job description berisikan tentang ; nama jabatan atau pekerjaan, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab, hubungan pelaksanaan kerja, syarat0syarat pendidikan, besarnya upah, lamanya jam kerja, latihan yang dibutuhkan dan lain-lain.
3. Perincian pekerjaan (Job specification)  : lebih menekankan pada syarat-syarat pegawai yang akan menduduki suatu jabatan atau pekerjaan. Dengan kata lain job specification menjelaskan karakteristik dari pekerja yang dibutuhkan untuk memangku suatu jabatan tertentu

F. LANGKAH-LANGKAH SELEKSI PERSONAL KANTOR :

     Kualifiaksi yang menjadi dasar seleksi adalah :

a)      Keahlian

b)      Pengalaman

c)      Umum atau usia

d)     Jenis kelamin

e)      Keadaan fisik

f)       Tampang

g)      Bakat

h)      Temperamen

i)        Karakter

Adapun langkah-langkah seleksi adalah :

a)        Seleksi administrative

b)       Mengadakan tes

Tahapan-tahapan tes meliputi :

1)         Test pengetahuan umum dan akademi atau keahlian

2)         Tes psikologis, terdiri dari :

·         Achievement test

·         Aptitude test

·         Intelligence test

·         Interest test

·         Personality test

3)      Tes wawancara (interview)

4)      Tes kesehatan

5)      Pengumuman hasil seleksi

G. MASA ORIENTASI PERSONAL KANTOR

Masa orientasi adalah masa dimana pegawai baru diberikan penjelasan-penjelasan mengenai perusahaan, sehingga dengan cepat ia dapat beradaptasi dengan lingkungannnya dan sekaligus mengetahui apa dan bagaimana ia harus mengerjakan tugas yang dibebankannya.

Adapun yang harus dijelaskan oleh pihakperusahaan  tersebut diantaranya :

a.        Sejarah perusahaan

b.       Struktur organisasi perusahaan

c.        Peraturan-peraturan kerja dalam perusahaan tersebut

d.       Barang-barang yang dihasilkan

e.        Hak dan kewajiban pegawai

f.        Peraturan gaji dan kesejahteraan pegawai

g.       Peraturan promosi dan

h.       Para atasan dan teman-teman sekerja

H. PENEMPATAN PERSONAL KANTOR

Pegawai yang telah melewati masa percobaan, selanjutnya diangkat menjadi pegawai tetap dengan surat keputusan (SK) dan ditempatkan pada salah satu bagian atau unit kerja perusahaan sesuai dengan bidang keahliannya. Umumnya dalamsurat keputusan (SK) berisikan 4 hal, yaitu :

a.       Pernyataan-pernyataan bahwa seorang pegawai telah memenuhi syarat

b.      Penetapan seseorang menduduki jabatan dengan pekerjaan tertentu

c.       Penetapan besarnya gaji beserta jaminan lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku

d.      Surat keputusan itu ditetepkan, dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang

I. PENGEMBANGAN PERSONAL KANTOR

a.      Pengertian, tujuan dan macam pengembangan personal kantor.

Pengembangan personal kantor adalah suatu usaha yang ditujukan untuk memajukan atau meningkatkan pegawai, baik dari segi karier, pengetahuan maupun segi kemampuan (kecakapan) guna pertumbuhan yang terus menerus di dalam organisasi.

Pengembangan personal ini bertujuan :

1)      Meningkatkan produktivitas personal dan organisasi

2)      Meningkatkan kualitas produk organisasi

Mempertahankan dan meningkatkan semangat personal serta

menciptakan iklim kerja yang menyenangkan

3)      Memelihara kesehatan mental dan fisik personal

4)      Meningkatkan konfensasi secara langsung

5)      Menumbuhkan kemampuan personal secara individual dan sekaligus mencegah merosotnya kemampuan personal.

b.      Pendidikan dan latihan pegawai

1)      Perbedaan pendidikan dan latihan :

a)      Pendidikan lebih bersifat teoritis sedangkan latihan bersifat praktis (penerapan)

b)     Pendidikan waktunya lam, sedangkam latihan dalam waktu yang singkat,

c)      Materi pendidikan bersifat umum atau general, sedangkan materi latihan bersifat khusus atau spesifik

d)     Biasanya pendidikan diberikan untukmpara pimpinan (manager) sedangkan latihan untuk tenaga pelaksana (operasional skill)

2)      tujuan Pendidikan dan Latihan

a)      pengikut latihan dapat melakukan pekerjaannya lebih efisien

b)      efektif dalam pengawasan

c)      pengikut latihan dapat berkembang lebih cepat

d)     terciptanya stabilisasi pegawai atau mengurangi labour turn over.

J.  MUTASI, PROMOSI DAN DEMOSI PERSONAL KANTOR

a. Mutasi personal kantor

Mutasi adalah  pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain, baik pemindahan itu sifatnya setaraf dengan jabatan sebelumnya, naik ke jabatan yang lebih tinggi maupun turun ke jabatan yang lebih rendah

Alasan mengapa mutasi terjadi dalam suatu kantor, diantaranya :

1)      keinginan pegawai sendiri

2)      keinginan perusahaan atau kantor, dengan alasan :

a)      untuk mengembangkan pegawai

b)      untuk menghilangkan rasa bosan atau jemu pada diri pegawai

c)      untuk menjamin dan menjaga kepercayaan pegawai terhadap perusahaan bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kekurangngan kecakapan dalam jabatan yang lama.

b. Promosi personal kantor

Promosi adalah penaikkan jabatan yakni menerima kekuasaan dan tanggung jawab lebih besar dari kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya.

Ada beberpa sebab mengapa di dalam setiap kantor perlu diambil tindakan promosi, diataranya :

1)               untuk mempertinggi semangat kerja

2)               untuk menjamin stabilitas kepegawaian

3)               untuk dapat memajukan pegawai

c.          Demosi personal kantor

Demosi  adalah pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain atau kedudukan dan tanggung jawab yang lebih rendah.

Pada dasarnya penurunan ini terjadi karena beberapa sebab, antara lain :

1)       Pegawai melakukan tindakan yang dapat merugikan perusahaan sehingga perku diberikan hukuman

2)     Pegawai menolak atau mau kembali kepada jabatan semula. Hal ini terjadi mungkin karena jabatan yang baru tidak cocok dengan pegawai yang bersangkutan. Misalnya ketidak sanggupan fisik, gaji yang tidak sesuai beban tanggung jawabnya, merugikan kepentingan keluarga, dll

3)     Keadaan perusahaan mengalami krisis, sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau penciutan.Akibatnya sebagaian pegawai ada yang terpaksa diberhentikan dan atau diberi jabatan yang lebih rendah, Biasanya prinsip senioritas tetap diperhatikan.

4)     Keadaan pasar tenaga kerja dimana supply melebihi demand.

K.    PEMBERHENTIAN PERSONAL KANTOR

a. Alasan-alasan pemberhentian :

1)         Keinginan pihak perusahaan

2)         Keinginan pihak pegawai

3)         Sebab-sebab lain

   b. macam-macam pemberhentian ;

1)      Pemberhentian atas permintaan sendiri

2)      Pemberhentian karena mencapai usia pension

3)      Pemberhentian karena adanya penyederhanaan organisasi

4)      Pemberhentian karena melakukan pelanggaran atau tindak pidanan penyelewengan

5)      Pemberhentian karena tidak cakap jasmani atau rohani

6)      Pemberhentian karena meninggalkan tugas

7)      Pemberhentian karena meninggal dunia atau hilang

8)      Pemberhentian Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin pegawai negeri