Kantor dan Personal kantor

A.    Pengertian Personal Kantor

Personal kantor merupakan unsur manajemen kantor yang sangat penting diperhatikan karena tanpa adanya personal dalam kantor maka unsur yang lainnya tidak akan berarti apa-apa dan sekaligus kantor tidak ada kegiatan. Personal atau pegawai kantor diantaranya:

1.      Pegawai negeri adalah pegawai yang bekerja di instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.

2.      Pegawai swasta adalah pegawai yang bekerja di luar instansi pemerintah atau perusahaan swasta dan digaji oleh perusahaan atau kantor yang bersangkutan..

3.      Pegawai tetap adalah pegawai yang sudah memiliki status, gaji, dan tunjangan tetap baik di instansi pemerintah atau swasta.

4.      Pegawai honorer adalah pegawai yang belum memiliki status, gaji, dan tunjangan tetap baik di instansi pemerintah atau swasta.

Jadi dapat disimpulkan bahwa personal atau pegawai kantor adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu atau orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapatkan imbalan jasa berupa gaji atau tunjangan baik di instansi pemerintah atau swasta.

B.     Syarat-Syarat Personal Kantor

Macam-macam personal kantor dapat dilihat dari berbagai sudut antara lain sebagai berikut:

1.      Personal kantor sebagai tenaga substansi dalam instansi.

Personal kantor sebagai tenaga substansi adalah keseluruhan orang yang bekerja dalam suatu organisasi dan menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya sesuai dengan struktur jabatan yang ada dalam instansi yang bersangkutan. Ada 2 macam jabatan, yaitu:

a.       Jabatan struktural yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi.

b.      Jabatan fungsional yaitu jabatan yang tidak jelas disebutkan atau digambarkan dalam struktur organisasi.

2.      Personal kantor sebagai tenaga administrasi.

Personal kantor sebagai tenaga administrasi adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu instansi yang bertugas sebagai tenaga teknisi atau pelaksana kegiatan administrasi.

Adapun syarat-syarat personal kantor antara lain sebagai berikut:

1.      Syarat pengetahuan

2.      Syarat keterampilan

3.      Syarat kepribadian diantaranya :

a.       Loyalitas (setia terhadap organisasi)

b.      Ketekunan dan kerajinan

c.       Kesabaran

d.      Kerapihan

C.    Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Personal Kantor

Meningkatkan kemampuan pegawai merupakan salah satu tugas yang tidak boleh diabaikan oleh para pimpinan. Sebagai contoh seorang pegawai kantor tidak akan dapat menyelesaikan pekerjaan yang belum mereka kenal. Untuk dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut mereka harus mempelajari lebih dahulu seluk beluk pekerjaannya yang berkaitan.

Meskipun pekerjaan itu tampaknya mudah, misalnya mengetik surat, pegawai yang belum berpengalaman akan sukar melaksanakannya. Demikian pula seorang pimpinan yang akan mengambil pegawai baru atau akan mempromosikan pegawai lama untuk menduduki jabatan baru, maka perlu sekali pegawai tersebut mendapatkan pendidikan dan latihan lebih dahulu agar ia dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Jadi yang dimaksud dengan pengembangan personal kantor adalah peningkatan personal kantor dengan jalan pendidikan dan latihan agar setiap mereka dapat bekerja lebih efisien. Adapun yang berkewajiban meningkatkan kemampuan pegawai tersebut adalah pihak pimpinan atau kepala sekolah yang bersangkutan.

Dalam melaksanakan tugas setiap orang diberikan pekerjaan yang sesuai dengan keahlian yang khusus (spesialisasi) agar dicapai efesiensi penggunaan tenaga kerja. Macam-macam tugas, tanggung jawab dan wewenang personal kantor antara lain sebagai berikut:

1.      Administrator (kepala administrasi) adalah orang-orang yang menentukan tujuan dan kebijaksanaan, memberikan garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.

2.      Manager (pimpinan pelaksana kerja) adalah orang-orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

3.      Staff (pembantu ahli) adalah mereka yang karena keahlian, kecakapan, dan kemampuannya dalam bidang-bidang tertentu bertugas membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

4.      Worker (pegawai atau pekerja) adalah mereka yang secara langsung digerakkan oleh manajer untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan sehingga menghasilkan karya-karya yang diharapkan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Personal Kantor Berdasarkan Fungsinya

1.      Personal kantor sebagai tenaga manajerial, yaitu pegawai kantor yang mempunyai jabatan dan tugas sebagai pemimpin (manager), baik sebagai top manager, middle manager, atau lower manager yang mempunyai tugas menentukan tujuan dan kebijaksanaan dan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan kantor.

2.      Personal kantor sebagai tenaga operasional, yaitu pegawai kantor yang mempunyai tugas sebagai pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor yang mempunyai tugas sebagai pemimpin pelaksanaan pekerjaan, menjalankan, serta mengerjakan segala macam pekerjaan kantor sebagai pencapaian tujuan organisasi.

3.      Office personil, yaitu personal kantor yang menjadi pelaku di dalam operasi ketatausahaan.

4.      Personal bukan tenaga ketatausahaan, yaitu personal kantor yang pekerjaannya di luar kegiatan administrasi.

Agar supaya seseorang dapat mulai bekerja, maka perlu diberikan wewenangnya yang merupakan kedudukan resmi seorang manajer dan wewenang menjalankan keahlian serta keterampilan pribadi dalam menjalankan tugas. Sehingga seorang manajer dapat bertugas dengan penuh antusias dan penuh tanggung jawab dalam melaksanakan kewajibannya.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tugas, wewenang, dan tanggung jawab personal kantor terdiri dari:

1.      Top Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain :

a.       Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan yang akan dicapai, dan memberikan gambaran tentang kebutuhan dari kantor.

b.      Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan tertentu dengan memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang dicapai.

c.       Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggung jawab, dan kekuasaan kepada bawahan.

d.      Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat.

e.       Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang tepat.

f.       Menguasai dan menghayati tugas pokok dari badan usaha (organisasi).

2.      Middle Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain :

a.       Menerjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi rencana kerja serta mengamati apa rencana tersebut telah dilaksanakan.

b.      Melakukan pembagian tugas kepada tingkat atau jabatan yang paling bawah.

c.       Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas.

d.      Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan.

e.       Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai.

3.      Lower Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain :

a.       Memimpin pelaksanaan kerja.

b.      Bertanggung jawab langsung dalam hasil dan mutu pekerjaan.

c.       Menjaga akan kualitas dari produk pekerjaan yang dihasilkan.